- Duplicity vznikají hlavně různými zápisy názvu a importy z více zdrojů.
- Nejspolehlivěji je najdete podle IČO a e-mailu, ne podle názvu.
- Podobné, ale ne stejné názvy kontrolujte ručně, neslučujte naslepo.
Stejná firma zapsaná třikrát pod různými názvy. Kontakt, kterému volají dva obchodníci najednou. Kampaň, která jednomu člověku přijde dvakrát. Duplicity patří k nejčastějším a nejdražším chybám v obchodních datech.
Proč duplicity vznikají
- Různé zápisy názvu: „ALFA STAVBY S.R.O.“, „Alfa Stavby, s. r. o.“ a „Alfa stavby“ jsou pro počítač tři různé firmy.
- Import z více zdrojů: veletrhy, webový formulář, starý Excel a vizitky obchodníků.
- Chybějící jednoznačný identifikátor: bez IČO se firmy porovnávají jen podle názvu.
- Překlepy v e-mailech a telefonech: 602 123 456 a +420602123456 je stejné číslo, ale systém je nemusí spárovat.
Jak duplicity najít
1. Sjednoťte formát dat
Než začnete hledat, srovnejte zápis: názvy firem bez právní formy a interpunkce, e-maily malými písmeny, telefony v jednom mezinárodním formátu (+420…). Bez tohoto kroku najdete jen zlomek duplicit.
2. Párujte podle více klíčů
| Typ záznamu | Spolehlivý klíč | Doplňkový klíč |
|---|---|---|
| Firma | IČO | normalizovaný název + město |
| Kontakt | jméno + firma, jméno + telefon |
3. Podobné názvy kontrolujte ručně
„Acme Holding“ a „Acme Holdinq“ je nejspíš překlep. „Alfa Stavby“ a „Alfa Stavby Morava“ už mohou být dvě různé firmy. U podobných, ale ne stejných názvů je lepší záznam označit k ruční kontrole než slučovat naslepo.
Nástroje v jednotlivých CRM
Většina CRM má vlastní nástroj na slučování duplicit (například Pipedrive a HubSpot). Obvykle ale porovnávají jen přesné nebo velmi podobné hodnoty a slučují záznamy po jednom. U tisíců záznamů je rychlejší vyčistit export mimo CRM a nahrát ho zpět.
V Excelu pomůže Data › Odebrat duplicity, ale funguje jen na úplně shodné hodnoty. Na různé zápisy stejné firmy nestačí.
Jak duplicitám předejít
- U každé české firmy ukládejte IČO a podle něj kontrolujte, jestli firma už v CRM není.
- Ve formulářích validujte e-mail a telefon už při zadávání.
- Jednou měsíčně spusťte kontrolu nových záznamů.
Pojmy jako deduplikace, normalizace nebo mapa sloučení najdete srozumitelně vysvětlené ve slovníčku pojmů.