- IČO je nejspolehlivější klíč k firmě. Podle něj hledejte duplicity i doplňujte údaje.
- DIČ není totéž co plátce DPH a u fyzických osob nemusí obsahovat IČO.
- Když nám svěříte data z CRM, správcem zůstáváte vy, my jsme zpracovatel.
Při čištění dat v CRM narazíte na zkratky a pojmy, které se často pletou. Tady je máte na jednom místě, krátce a s tipem, co znamenají pro vaše data v praxi.
Rychlý skok: ARES · CZ-NACE · Deduplikace · DIČ · IČO · Mapa sloučení · Normalizace dat · Podobnostní párování · Správce a zpracovatel · Zaniklý subjekt
ARES
Administrativní registr ekonomických subjektů. Informační systém Ministerstva financí, ve kterém vyhledáte firmy a podnikatele registrované v Česku. Sám nic neeviduje, zobrazuje údaje z jiných registrů, hlavně z obchodního a živnostenského rejstříku a z Registru ekonomických subjektů.
V praxi: podle IČO z něj zjistíte oficiální název, sídlo, právní formu, obor i datum zániku. Údaje mají podle ministerstva jen informativní charakter, pro právní účely platí výpis ze zdrojového rejstříku. Jak ARES využít, popisujeme v článku IČO a ARES pro obchodníky.
CZ-NACE
Statistická klasifikace ekonomických činností. Každá firma má v Registru ekonomických subjektů Českého statistického úřadu přidělený kód podle toho, čím se zabývá.
V praxi: podle kódu CZ-NACE si v CRM rozdělíte firmy podle oboru, třeba pro cílenou kampaň. Je to ale statistické zařazení, ne vždy přesně odpovídá tomu, co firma dnes skutečně dělá.
Deduplikace
Hledání a odstranění duplicit, tedy záznamů, které popisují stejnou firmu nebo stejného člověka. Duplicity se většinou neodstraňují smazáním, ale sloučením: z několika záznamů vznikne jeden a zachovají se z nich nejúplnější údaje.
V praxi: u firem párujte nejdřív podle IČO, u kontaktů podle e-mailu. Celý postup najdete v článku Duplicity v CRM: jak je najít a odstranit.
DIČ
Daňové identifikační číslo. Tvoří ho předpona CZ a číselná část. U právnických osob je číselnou částí IČO, u fyzických osob zpravidla rodné číslo. Od roku 2021 si podle novely daňového řádu může fyzická osoba požádat o DIČ, které rodné číslo neobsahuje.
V praxi: u živnostníků proto DIČ nemusí odpovídat IČO, a to není chyba. Pozor také na záměnu: to, že firma má DIČ, ještě neznamená, že je plátcem DPH.
IČO
Identifikační číslo osoby. Osmimístné číslo, které dostane firma nebo podnikatel při zápisu do registru. Poslední číslice je kontrolní, takže překlep v IČO se dá často odhalit výpočtem.
V praxi: IČO je nejspolehlivější klíč k firmě v CRM. Pozor na Excel: IČO začínající nulou uloží jako číslo a nulu na začátku zahodí. Výpočet kontrolní číslice ukazujeme v článku o IČO a ARES.
Mapa sloučení
Seznam, který říká, který záznam je duplicitou kterého a do kterého se má sloučit.
V praxi: hodí se hlavně u ERP (Helios, SAP, Money, Pohoda, ABRA), kde jsou na adresář firem navázané faktury a objednávky. Správce systému podle mapy sloučí záznamy bezpečně přímo v systému a nic se nerozbije.
Normalizace dat
Převedení údajů do jednoho jednotného zápisu. Například telefon 00420 777 888 999 i 777888999 na +420777888999, e-maily na malá písmena, jména s velkým písmenem jen na začátku.
V praxi: normalizace je první krok před hledáním duplicit. Bez ní počítač nepozná, že dva různě zapsané údaje jsou stejné.
Podobnostní párování
Hledání záznamů, které nejsou úplně stejné, ale jsou si velmi podobné, například „Acme Holding“ a „Acme Holdinq“. Anglicky se mu říká fuzzy matching.
V praxi: takto najdete i duplicity s překlepem. Podobné názvy ale ještě nemusí znamenat stejnou firmu, proto je rozumné je označit ke kontrole a neslučovat je naslepo.
Správce a zpracovatel osobních údajů
Pojmy z GDPR (čl. 4). Správce určuje, proč a jak se osobní údaje zpracovávají. Zpracovatel s nimi pracuje jen jeho jménem a podle jeho pokynů. Jejich vztah upravuje smlouva o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR.
V praxi: když externí firmě svěříte export z CRM k vyčištění, správcem zůstáváte vy a ona je zpracovatel. Smlouva o zpracování by proto měla být podepsaná dřív, než data odešlete. Jak to děláme my, popisují zásady ochrany osobních údajů.
Zaniklý subjekt
Firma nebo podnikatel, který už neexistuje, například obchodní společnost vymazaná z obchodního rejstříku. Firma „v likvidaci“ ještě nezanikla, ale ke konci obvykle směřuje.
V praxi: zaniklé firmy v CRM vypadají stejně jako aktivní a obchodníci na ně zbytečně volají. Datum zániku najdete v ARES, takže je dobré ho u celé databáze čas od času zkontrolovat.